Qu'est-ce que l'enregistrement du temps de travail ?

L'enregistrement du temps de travail est le processus qui permet de suivre les heures de travail des employé·e·s. Quelle que soit votre fonction, vous comptez vos heures au moins plusieurs fois par semaine. Pour certain·e·s, le processus est devenu automatique, voire même un excellent outil pour planifier leurs efforts de travail futurs.

Pour d'autres, compter ses heures est une nuisance se produisant au mieux une fois par semaine, au pire plusieurs fois par jour. Nous parlons d'expérience : La plupart de nos pairs décriraient le suivi du temps comme un processus irritant. Est-ce la faute du logiciel sur lequel nous enregistrions notre temps ? Était-ce le temps que cela prenait dans la journée d'un de nos collègues ? La fréquence ? Ou était-ce parce que le suivi du temps, comme d'autres procédés découlant de l'ère industrielle, ne correspondait plus à nos valeurs ?

L'enregistrement du temps de travail est-il une obligation légale pour les entreprises ?

N'allons pas trop vite en besogne. En Suisse (et dans de nombreux autres pays), les employeurs sont toujours tenus par la loi d'enregistrer les heures de travail des employés, même si certaines exceptions existent :

• Les travailleur·euse·s à hauts revenus, flexibles sur leurs horaires et lieu de travail, peuvent signer une renonciation afin d'être entièrement exempté·e·s de l'enregistrement du temps de travail.
• Les employé·e·s qui peuvent déterminer une partie importante de leur temps de travail de manière autonome peuvent bénéficier d'une forme simplifiée de suivi du temps, en enregistrant uniquement le total des heures quotidiennes. Un accord doit être conclu entre l'employeur et les représentant·e·s du personnel ou signé par chaque employé·e si l'entreprise compte moins de 50 salarié·e·s.

Il s'agit d'une obligation légale pour une bonne raison, principalement protéger les employé·e·s contre les heures supplémentaires et les violations de leur temps de repos. Mais enregistrer le temps de travail peut-il être utile pour d'autres raisons également ?

Quels sont les avantages de l'enregistrement du temps de travail ?

Savoir si le suivi du temps est un atout ou un handicap pour une entreprise est la question centrale pour toutes celles qui envisagent d'arrêter cette pratique. Puisque nous remplissons les conditions légales pour le suivi simplifié du temps, nous avons décidé d'abandonner le suivi détaillé du temps de travail dans lequel chaque activité doit être notée. Cependant, avant de faire ce choix, nous avons évalué les croyances communes sur l'enregistrement du temps de travail pour voir si une certaine granularité pouvait encore nous servir. Nous démystifions ici les croyances les plus courantes en matière de suivi du temps de travail:

Croyance n°1 : Enregistrer le temps de travail est utile pour que les gens ne travaillent pas trop.

Il a été démontré à plusieurs reprises qu'un mauvais équilibre entre vie professionnelle et vie privée et de longues heures de travail affectent négativement la santé mentale et physique. Mais enregistrer le temps est-il vraiment la solution à ce problème ? Compter ses heures, surtout lorsque les données sont partagées avec les managers et/ou les collègues, peut devenir une course aux heures supplémentaires. Certain·e·s employé·e·s essaient de montrer leur dévouement en accumulant les longues journées, même lorsque cela n'est pas nécessaire. Heureusement, notre culture transparente et peer-to-peer n'encourage pas les personnes à chercher la validation. En prenant ce risque en compte, nous conseillons de:

1. compter ses heures chacun·e· pour soi quand il n'est pas possible de compenser les heures supplémentaires de manière autonome (par exemple, en raison des exigences d'un projet telles qu'un sprint ou une deadline stricte).

2. soulever tout de suite (vraiment tout de suite) le problème avec le rôle responsable du projet et avec le ou la talent mentor. Cela permet de discuter de solutions alternatives telles que l'embauche de pairs supplémentaires ou la redéfinition du projet.

Croyance n°2 : L'enregistrement du temps de travail établit la confiance entre l'employeur et l'employé·e.

Un suivi détaillé du temps permet aux employeurs de voir si un·e employé·e a bien enregistré les heures qu'il déclare. Les employé·e·s ne peuvent pas soupçonner les autres de prendre de longues pauses alors qu'ils ont mangé face à leur écran. Tout est transparent. Tout est juste. Tout va bien... ou pas ?

Les employé·e·s ne doivent pas toute leur attention, leur temps et leur envie de vivre aux employeurs. Aujourd'hui, il est courant de s'attendre à ce que les employé·e·s soient disponibles pendant la totalité de leurs heures de travail. S'ils ou elles ne sont pas disponibles, on a tendance à soupçonner qu'ils ou elles n'ont pas travaillé. Or, les gens sont parfois simplement concentré·e·s sur une autre tâche ou en train de faire une séance créative loin de leur écran.

Nous avons décidé de supprimer le suivi détaillé du temps de travail pour nous rapprocher de nos valeurs humaines et simples, laissant les pairs libres d'organiser leur journée de travail comme bon leur semble et de fournir le meilleur travail possible. En parlant de cela...

Croyance n°3 : L'enregistrement du temps de travail est utile pour mesurer la performance des employé·e·s.

La pratique de l'enregistrement du temps de travail vient de l'ère industrielle, durant laquelle les employé·e·s pointaient à l'entrée et à la sortie de l'usine. Le suivi du temps était étroitement lié à la performance, car il était facile de calculer le rapport entre la production (produits fabriqués) et les ressources (temps imparti).

Aujourd'hui, plus de trois quarts des entreprises suisses opèrent dans le secteur des services. L'output de l'industrie des services est le travail intellectuel, comme l'organisation d'événements, le code derrière les logiciels, les plaidoiries juridiques, le design ou les brevets. Comment pouvons-nous espérer mesurer la performance d'un·e employé·e avec le temps qu'il faut pour développer ce qui est fondamentalement une idée (des concepts extensibles, flous, non fixes)?

En outre, le suivi du temps et la rigidité des horaires quotidiens obligatoires ne tiennent pas compte des différents styles de concentration et de créativité des personnes (et vous pouvez aggraver le tout en exigeant la présence physique de vos employé·e·s).

Nous avons également abandonné le suivi détaillé du temps de travail parce que nous pensons que les pairs devraient avoir la possibilité d'adapter leur travail à leur vie, et ne pas être obligés d'adapter leur vie à leur travail. Nous ne pouvions tout simplement pas défendre l'inclusion et risquer en même temps de forcer les membres de l'équipe à adopter un système qui ne convient pas aux styles de travail individuels.

Croyance n°4 : Le suivi du temps est utile pour savoir combien facturer pour un projet.

Même si nous croyons fermement que les beaux projets sont axés sur la création de valeur, et non sur les heures passées dessus, il reste utile pour nous d'observer les projets qui ont pris plus de temps que prévu. Tout le suivi du temps du monde ne peut pas sauver un projet dont les limites n'ont pas été définies de manière adéquate, mais nous pouvons apprendre de nos erreurs pour mieux planifier le travail futur.

Puisque le temps passé sur un projet est une mesure clé pour nous, nous avons décidé d'opter pour un suivi du temps simplifié avec une compensation autonome des heures supplémentaires, mais nous demandons aux rôles de production de suivre le temps qu'ils passent sur les projets. Tout le reste (administration, communication, finances, événements, trajets) est laissé de côté.

Devrais-je arrêter d'enregistrer mon temps de travail ?

Avant toute chose, nous vous conseillons de déterminer les implications juridiques de l'abandon de l'enregistrement du temps de travail pour votre entreprise. Une fois que vous avez déterminé les exigences minimales, nous vous recommandons d'étudier chaque conviction à la lumière de la culture d'entreprise que vous avez - ou souhaitez promouvoir.

D'après notre expérience, la liberté et l'autonomie peuvent faire des merveilles pour l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et pour établir la confiance. La performance ne se présente pas sous le même jour selon l'entreprise, la personne ou l'ère du temps. Les projets qui échouent ne sont pas dus à un mauvais enregistrement du temps, mais à une mauvaise définition des attentes.